Planificación empresas PYMES: la herramienta para poder anticiparnos.

 

­

Por Paola Giuliani consultora de negocios Hoy, entre los empresarios PYME se habla mucho del nivel de incertidumbre que hay constantemente, de que es imposible planificar. Desde tu perspectiva, ¿es verdad que en países de alta volatilidad e incertidumbre es imposible planificar? Creo que es incorrecto: es muy necesaria la planificación; incluso en entornos tan volátiles como el de Argentina o Venezuela, porque es la herramienta para poder anticiparnos, tomar decisiones, prepararnos ante ciertos eventos. Y la anticipación es dinero y tiempo que se gana (o se deja de perder). La diferencia frente a otros ambientes es que, probablemente, no sepamos cuál será el número final del año.   ¿Qué le recomendarías a otros empresarios para hacer frente a ese entorno volátil? Lo que hay que hacer es armar escenarios: pararse en un escenario, por ejemplo, de inflación, de tipo de cambio, y planificar qué se va a hacer. Es decir, armar distintos escenarios para entender qué decisiones diferentes habría que tomar en uno u otro, identificar cuáles son los gatillos para tomar decisiones. Porque, al final, la planificación se trata de tener una herramienta que nos sirva para tomar buenas decisiones de negocio.    ¿Es comparable el proceso de planificar un año al de realizar un presupuesto? Si bien parece lo mismo, no lo es. En realidad, son dos partes del mismo proceso. Cuando hablamos de planificación del año, se trata de definir los objetivos que queremos alcanzar y cuáles son las actividades necesarias para alcanzar esos objetivos. Si quiero que mi empresa crezca 20% en el año que viene, planifico cuáles son las actividades que voy a realizar para alcanzar ese objetivo. Por ejemplo, voy a poner nuevos vendedores, hacer un plan de marketing, ajustar la estructura de precios, lanzar un nuevo producto y meterme en nuevos canales de distribución.  Y, cuando hablamos de presupuestos, hablamos de asignar dinero a cada una de esas actividades y de definir —o estimar— cuál es el impacto que esperamos que tengan. Entonces, determinamos cuánto dinero dedicaremos al marketing, cuánto dinero vamos a destinar para tener nuevos vendedores o cómo esperamos que sea el impacto de acomodar la estructura de precios.   Y cuando hablamos de planificación estratégica, ¿a qué nos estamos refiriendo? La planificación estratégica se trata de entender dónde estamos y hacia dónde vamos como empresa. Tiene que ver con definir la “estrella del norte” que guiará todo el accionar y obviamente en seleccionar el cómo vamos a hacerlo. Hay un dicho relacionado con la navegación, que dice que no hay viento bueno si no se sabe cuál es el destino. De eso se trata la planificación estratégica: de definir el destino. E involucra desde tener bien claro cuál es el propósito de la empresa, así como cuál es la razón de ser y la razón de existir, hasta definir qué se quiere lograr en un horizonte de largo plazo —tres a cinco años, en general—, y qué necesidad vamos a atender, con qué productos o servicios, cómo vamos a dar esos servicios, en qué lugares, quiénes lo harán y con qué recursos, y qué habilidades necesitamos para desarrollar un plan integral que nos permita, justamente, tener nuestra hoja de ruta.   La planificación estratégica, ¿es solo para las grandes empresas o también puede realizarse en las pymes? Y, de ser así, ¿qué valor aporta a las PYMES? Las pymes no solo pueden hacer planificación estratégica, sino que mi recomendación es que deben hacerla. La característica en común que tienen las pymes es que tienen recursos limitados. Entonces, justamente deben pensar cómo sacarles el máximo provecho, cómo usar esos recursos para lograr los objetivos de la empresa. Y, además, la planificación estratégica aporta una visión, marca una dirección hacia la que deben apuntar las acciones. Básicamente, aporta foco. Se dice que se tiene una estrategia no solo cuando se define qué acciones se realizan, sino también cuáles no se hacen. Elegir dónde no se va a jugar es tan importante como definir dónde sí lo vamos a hacer. También permite priorizar recursos, dinero y tiempo, y te permite adaptarte al entorno. Otro tema importante es que permite coordinar internamente los recursos. Muchas veces, la cabeza del dueño o del líder de una empresa pyme piensa una cosa y los colaboradores o los empleados hacen completamente otra. Cuando hay una buena planificación estratégica, eso ayuda a que todos vayan y remen hacia el mismo lugar. Resumiendo, definir ¿a qué actividades les voy a dedicar plata, y en qué cantidad? ¿A qué actividades o departamentos le voy a dedicar gente? ¿A qué le voy a dedicar esfuerzo? ¿A quién le voy a dedicar horas?  La planificación estratégica permite evaluar el desempeño de los colaboradores. Y, como señalé antes, permite foco. Esa es la palabra clave. Enfocarse en que estén todos tirando para el mismo lado. Y decidir dónde no hacer foco. Muchas empresas se enfocan en cosas en las que no tienen que hacerlo. Siempre les digo a mis clientes: “No todo negocio adicional es un buen negocio”. Si lo que estamos encarando no nos lleva hacia ese lugar al que queremos ir, es como si quisiéramos hacer un viaje a Europa y de repente aparece una súper oferta para ir a Brasil. Claramente, no importa que esté buenísimo ir a Brasil si nuestro foco es ir a Europa. La clave está en no desviarnos de nuestro objetivo, para asegurarnos de que vamos a poder cumplirlo.   Para cerrar, ¿qué dos recomendaciones le darías a un empresario pyme que quiera realizar su planificación?  La primera es que busque una persona idónea. Puede ser alguien de su organización, alguien que tenga estas habilidades, estos conocimientos. La planificación tiene un proceso específico, una metodología. Y si no lo tiene internamente, que busque el recurso externamente con un consultor. Vale la pena la inversión. Es como comprar una máquina: es algo que se paga hoy, pero que da frutos durante muchos años. Y lo otro que recomendaría es que realmente sea una prioridad de liderazgo del dueño o del gerente general, y que se incorpore al sistema. Porque, para que la planificación estratégica sirva de base, debe estar viva y ser llevada a la práctica. De nada sirve si es solo un ejercicio teórico que se realizó, al que se le dedicó un montón de tiempo y dinero, pero queda en una carpetita o en un archivito en la computadora de alguien y no se utiliza. La planificación estratégica debe mantenerse viva, debe ser una prioridad y debe hacerse bien.  Para mí, esas son las claves para arrancar.   *Paola Giuliani es directora de Okma Consultora de Negocios con oficina en Buenos Aires. Además de liderar la consultora doy charlas, capacitaciones, escribo para diferentes medios (o portales) y participo en programas de radio. Siempre y en forma exclusiva enfocada en "contenido para líderes de empresas".